Nell’ambito dell’attività di schedatura dei documenti cartografici sono state rilevate sia informazioni utili per l’identificazione del documento, quale il codice identificativo univoco, sia elementi che permettono all’utente di avere informazioni in merito al contesto e al contenuto del documento al fine di promuoverne la sua accessibilità.
Nella prima parte della scheda sono presenti le informazioni relative al Soggetto conservatore, ossia l’Istituto che conserva il fondo archivistico di cui fa parte il documento cartografico descritto, e al Fondo o Soggetto produttore del quale è parte integrante; scopo di questo dato è fornire l’informazione relativa al livello gerarchicamente più alto del contesto di produzione del documento, per stabilire un percorso di ricerca funzionale, logico e coerente e per evidenziare il legame esistente tra il documento che si sta descrivendo e il soggetto produttore dell’archivio.
Seguono l’indicazione del Sub Fondo, serie e sottoserie se presenti, di cui fa parte l’unità archivistica che contiene il documento cartografico che si sta descrivendo. Questa prima parte contiene sia la Collocazione/unità archivistica di riferimento, che ha la funzione di rendere immediatamente individuabile la posizione del documento cartografico all’interno dell’unità archivistica alla quale appartiene e a stabilirne il legame, sia la tipologia del materiale cartografico che permette all’utente di comprendere immediatamente le peculiarità del documento descritto in riferimento alle sue caratteristiche tecnico cartografiche.
E' stato indicato inoltre il Codice di identificazione della documentazione non cartografica di riferimento qualora l’unità archivistica di riferimento contenga documenti non cartografici di riferimento del documento cartografico descritto.
Nella seconda parte della scheda sono presenti le informazioni relative a Denominazione o titolo del documento cartografico, riportato tra virgolette se è un titolo originale; qualora nel titolo attribuito siano stati utilizzati dei termini ripresi testualmente dal testo del documento cartografico o dai documenti non grafici di riferimento, questi sono riportati tra virgolette. Oltre alla denominazione è presente anche l’informazione relativa al numero del documento cartografico nell’unità archivistica di riferimento e l’informazione relativa alla lingua utilizzata dall’autore del documento cartografico.
Seguono le informazioni relative alla datazione. Nel campo data cronica è stata annotata la data del documento cartografico, riportata nella forma giorno/mese/anno; quando non è stato possibile risalire alla data puntuale è stato riportato l’anno o addirittura il secolo; qualora non sia stato possibile rilevare una data certa, ma è stata dedotta dall’analisi dei documenti, la data è stata annotata tra parentesi quadre. Nel campo data topica è stato segnalato il luogo nel quale è stato redatto il documento cartografico; quando il luogo non è espressamente annotato né sul documento cartografico né tantomeno sulla documentazione non grafica di riferimento, ma è stato comunque dedotto dall’analisi della documentazione, è stato riportato tra parentesi quadre.
In questa parte della scheda sono state fornite informazioni relative al materiale sul quale è stato elaborato il documento cartografico, ossia al supporto utilizzato per la redazione dei documenti, la tecnica grafica usata dall’autore del documento cartografico, le dimensioni del documento cartografico, riportate in millimetri, indicando prima l’altezza e poi la larghezza del documento, la scala impiegata dall’autore del documento. Inoltre, sono presenti le informazioni relative allo stato di conservazione finalizzate alla valutazione del livello di fruizione del documento cartografico.
Nel campo Autore e qualifica sono annotati il nome dell’autore del documento cartografico e la sua qualifica. Questi dati hanno lo scopo di fornire informazioni agli utenti interessati allo studio dei tecnici che hanno operato in Puglia e nelle sue diverse zone geografiche nei periodi di interesse. Nei casi in cui il nome dell’autore e/o la sua qualifica non siano espressamente citati né nel documento cartografico né nella documentazione di riferimento, ma sono stati comunque dedotti, le informazioni sono state riportate tra parentesi quadre.
Infine, le informazioni relative ai dati di fruizione contengono elementi utili per la valorizzazione e fruizione finale. A tal proposito sono stati riportati, quando deducibili, la località di pertinenza territoriale a cui si riferisce il documento, il tipo di coltura, i caratteri morfologici del territorio (presenza di corsi d’acqua attivi e non attivi, fascia costiera, zona umida, ecc.), la presenza di edilizia rurale, civile e religiosa ed altri elementi ritenuti rilevanti. Tutti i toponimi sono stati indicati nella forma originaria riportata sul documento, al fine di dare informazioni anche in merito all’evoluzione della toponomastica.