Cambiare gestionale nel salone senza perdere clienti è possibile in due o tre settimane, a patto di fare le cose in un ordine preciso: prima si esportano i dati, poi si prepara il nuovo programma in parallelo, e solo alla fine si sostituiscono i link di prenotazione e si chiude il vecchio abbonamento. La maggior parte dei problemi nasce quando si disdice per primo e si scopre dopo che la rubrica non si può più scaricare.
Quali dati portare con sé
Non tutto ha lo stesso valore. Prima di cominciare, conviene distinguere ciò che è indispensabile da ciò che è solo comodo:
| Dato | Importanza | Perché |
|---|---|---|
| Rubrica clienti con telefono ed email | Indispensabile | Senza contatti non puoi avvisare nessuno del cambio |
| Appuntamenti futuri | Indispensabile | Ogni appuntamento perso è una cliente che si presenta senza essere attesa |
| Note e schede tecniche (colori, allergie, preferenze) | Molto importante | È il vero patrimonio del salone e la cosa che le clienti notano se manca |
| Storico delle visite | Importante | Serve per i richiami e per capire chi è una cliente fedele |
| Consensi privacy e marketing | Importante | Senza consenso documentato non puoi inviare offerte nel nuovo sistema |
| Pacchetti, abbonamenti e buoni regalo | Da verificare | Spesso non si trasferiscono automaticamente e vanno ricontrollati a mano |
Il cambio in tre fasi
Fase 1: prima del cambio
- Chiedi al fornitore attuale come esportare i dati e in quale formato, di solito Excel o CSV.
- Controlla la data di scadenza del contratto e il preavviso di disdetta: alcuni gestionali hanno vincoli di dodici mesi.
- Scarica una prima esportazione completa e aprila: verifica che ci siano davvero note e storico, non solo nomi e numeri.
Fase 2: preparazione in parallelo
- Configura il nuovo gestionale con servizi, durate, prezzi, orari e personale.
- Importa la rubrica clienti; molti fornitori lo fanno gratuitamente se invii il file esportato.
- Fai una prova di prenotazione dal telefono come se fossi una cliente.
- Decidi una data di passaggio, preferibilmente in una settimana tranquilla.
Fase 3: il giorno del passaggio
- Esporta di nuovo gli appuntamenti futuri, così da includere quelli presi negli ultimi giorni.
- Sostituisci il link di prenotazione su Instagram, profilo Google, sito e risposte rapide di WhatsApp.
- Avvisa le clienti con un messaggio semplice: da oggi si prenota da un nuovo link, gli appuntamenti già fissati restano validi.
- Tieni il vecchio programma in sola lettura per qualche settimana, finché non sei sicura che manchi nulla.
Gli errori più comuni
- Disdire prima di esportare: alcuni fornitori bloccano l'accesso alla fine del contratto.
- Dimenticare i link vecchi: un link di prenotazione rimasto nella bio di Instagram continua a portare clienti al vecchio sistema.
- Non avvisare il team: se una collaboratrice continua a segnare appuntamenti nel vecchio gestionale, si creano doppie prenotazioni.
- Ignorare i promemoria: nelle prime settimane le clienti sono più disorientate; un buon sistema di promemoria automatici degli appuntamenti evita molte assenze.
Lasciare un marketplace è un caso a parte
Se il gestionale da cui esci è un marketplace come Treatwell, una parte dei clienti è registrata come cliente della piattaforma. Prima di decidere, conviene capire quanto pesa davvero la commissione nel tuo caso: lo spieghiamo nel confronto delle alternative a Treatwell.
Quando il nuovo gestionale aiuta nel trasloco
Alcuni fornitori si occupano direttamente dell'importazione. Boona, per esempio, importa gratuitamente i dati inviati dal salone e permette in qualsiasi momento di esportare clienti, consensi, storico delle visite e note in Excel, così il salone non resta legato al programma. Costa 2 dollari al mese più 1 dollaro per postazione aggiuntiva, senza commissioni, con tre mesi di prova gratuita: un periodo sufficiente per usare i due sistemi in parallelo durante il passaggio.
Tutti gli altri temi sono raccolti nella sezione Gestionale per saloni: prenotazioni, promemoria e costi.
Domande frequenti
- Quanto tempo serve per cambiare gestionale?
- Per un salone piccolo bastano in genere due o tre settimane, compresa la preparazione in parallelo. Il giorno del passaggio vero e proprio richiede poche ore.
- Devo avvisare le clienti del cambio?
- Sì, con un messaggio breve che spieghi il nuovo link di prenotazione e confermi che gli appuntamenti già presi restano validi.
- Che cosa succede ai consensi privacy?
- Vanno trasferiti insieme alla rubrica. Se il vecchio gestionale non li esporta, conviene chiedere di nuovo il consenso alle clienti prima di inviare offerte.