Nell’ambito del progetto di riqualificazione e valorizzazione del Sistema degli Archivi Storici della Regione Puglia, la schedatura del materiale cartografico e fotografico è stata fatta nel rispetto degli standard di riferimento per le diverse tipologie di materiale e di quelli previsti dal Capitolato di gara.
Dopo aver individuato il materiale su cui intervenire e prima dell’inizio del lavoro di schedatura, è stato effettuato uno studio puntuale delle diverse tipologie documentarie oggetto dell’intervento, allo scopo di individuare gli standard di riferimento specifici. Ulteriore attività svolta prima della schedatura è stata la ricognizione dei contesti di aggregazione del materiale presso i diversi istituti conservatori. Successivamente, per ciascuna tipologia di materiale, sono stati individuati i relativi set di metadati.
La schedatura del materiale cartografico ha seguito i criteri indicati nelle “Linee guida sulla digitalizzazione del materiale cartografico” dell’ICCU. Si è tenuto conto delle esperienze rappresentate dal portale “Territori - il portale italiano dei catasti e della cartografia storica” del Sistema archivistico nazionale e dell’impostazione delle schede relative alla cartografia storica della Mediateca della Regione Lazio.
Nel rispetto delle indicazioni fornite nel Capitolato tecnico di gara, gli standard di riferimento per i soggetti conservatori (musei, soprintendenze, biblioteche, archivi) è il seguente:
• descrizione biblioteconomica: standard ISBD (CM) e ISBD (NBM)
• scelta e forma dell’intestazione: standard RICA (o REICAT)
• Import/Export dati: UNIMARC e MARC21
• descrizione archivistica: ISAD (G)
• indicazione e descrizione dei soggetti produttori: ISAAR (CPF)
Per la compilazione dei campi relativi alla copertura spaziale e alla tipologia del materiale cartografico sono state impiegate liste terminologiche, vocabolari, thesauri strutturati e controllati.
I set di metadati che costituiscono le schede descrittive per ciascuna tipologia documentaria sono stati impostati nel rispetto delle normative vigenti:
• Scheda F – Fotografia (vers. 3.00 o versione sperimentale 4.00)
• Scheda OA – Opera e oggetto d’arte (vers. 3.00)
• Scheda MI – Matrice d’incisione (vers. 3.00)
• Scheda S – Stampa (ver. 3.00)
Per la schedatura del materiale cartografico e non grafico di riferimento è stato utilizzato un editor open source dello standard di riferimento del materiale oggetto dell’attività. Tale editor è stato opportunamente personalizzato in base alla compilazione dei dati che lo compongono condivisa ad inizio del progetto con la Stazione appaltante.
La soluzione proposta ha consentito di:
1. personalizzare al massimo l’attività di schedatura sulle esigenze del Committente
2. indirizzare l’attività degli schedatori in modo univoco, controllato e condiviso così da garantire l’univocità e la completezza del risultato
3. gestire il controllo di qualità dei dati in modo automatico laddove possibile e con liste ad hoc per il Responsabile Archivista ed il Responsabile della Schedatura informatizzata
4. depositare in modalità open source i sorgenti, così come richiesto da capitolato, con le opportune personalizzazioni
5. garantire il riuso del software per l’ampliamento della base dati sia da un punto di vista numerico che di tipologia di materiale senza nessun costo aggiuntivo e nessun vincolo con un determinato fornitore per la P.A.
Una volta digitalizzati tutti i documenti oggetto del servizio, si è provveduto ad indicizzare le immagini, per tipologia di materiale, con file XML aderenti al MAG Schema. Il lavoro di metadatazione delle immagini si è svolto nell’ottica del rispetto degli standard aperti (libera disponibilità, adottati e mantenuti da associazioni no-profit, royalty free, nessun vincolo al riuso, a modifiche e o estensioni) OAH-PMH; XML MAG SCHEMA; XML METS. Per il progetto oltre ai Metadati in formato MAG, sono stati prodotti metadati in formato METS compatibili con SAN (Sistema Archivistico Nazionale).
L’attività di produzione dei metadati in formato MAG e METS garantisce la compatibilità e portabilità verso i maggiori portali nazionali ed internazionali e di conservazione a lungo termine con garanzia di leggibilità e di riuso.